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【转载】高效处理杂事,3招让你摆脱琐事缠身!  

2017-06-07 16:03:45|  分类: *生活广场 |  标签: |举报 |字号 订阅

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虽然我们用简单的财务概念来作说明,但因为时间是连续性、有固定额度的,所以即便Will分成了好多块分别阐述,大家还是要有基本的认知:

时间的使用牵一发而动全身,如果固定支出的投入能够有质量或高产出,那么剩下的时间就也能够让我们有更好的投资报酬率;

另一方面,如果我们不能有效管理每天充斥脑中、需要面对的事务,那么也终究会影响我们的作息、例行公事。

风靡全球的现代时间管理圣经,David Allen的《搞定》系列书籍中,清楚表达了一个概念:

即便我们还是会谈论梦想,但我们大多时候还是被日常的工作、琐事给淹没,这些杂事占据了我们大多时间、精力,让我们产生焦虑、压力。很不幸的,这些琐事多到我们没办法全部记住并如期执行,而未完成的琐事又将产生更多的杂事、焦虑、压力…

举个大家可能都碰到过的场景:

在需要赶时间的时候发现车子没油了、到了机场才发现护照或身份证没带、工作太忙没时间带小孩出去玩、约定了会议时间后才发现自己那时要出差、客户催报告了才想起当时忘记转达相关部门…

然后,这些没有执行到位的琐事,迸发出更多琐事来消耗我们的时间精力:临时找最近的加油站加油、打电话给对方告知可能会晚或另外安排时间再跑一趟、花更多时间安抚小孩、跟客户解释、重新组织人员会议时间或改机票、协调相关部门紧急协助…

注意到了吗?即便我们已经设定了固定支出、例行公事要来捍卫我们的基本生活品质,我们还不算安全。

如果我们不能从杂事脱身,先别说梦想了,这些杂事、琐事会反过来啃噬我们的固定支出,让我们吃不好饭、睡不好觉,例行公事机制崩溃、一夜回到解放前。

当被一大堆紧急事务缠身,我们就会陷入恶性循环的无限回圈,无法自拔。

如果你也有同感,擦擦眼角的泪水,跟着Will一起踏上自我救赎之路吧!

如何从焦虑、繁琐的事务脱身,时间管理大师叶武滨老师从应用的角度出发,推荐大家使用“行动三角形”:记录、排程、执行。

记录:

就是把所有的事件、所有的想法都记下来,清空大脑,减少焦虑;
记录时只管记下来,不做思考、不做批判;只有这样,才能最做到尽可能没有遗漏。

记录就是把信息从大脑里清空,让我们免去害怕忘记事务的焦虑,也帮助我们把所有未尽事务和想法摊开在眼前,把琐事摊开在阳光下,方便我们之后逐项检视,逐项明确意义、进行排程。

排程:

我们记录下来的事务,要经过这个阶段才能跟我们的实际生活和具体行动产生连结。 

这个阶段的产出有清单(项目、行动)、资料库(将来也许、备忘录、参考资料)及日程。

那么记录下来的事情到底要不要做?可采用以下三个问题来落实,也就是叶武滨老师的“一事三问”:要不要做?我要的结果是什么?下一步行动是什么?

经过这三个问题,我们就能够知道该事项是要放到垃圾桶、资料库(备忘录、参考资料)、或是往下进行组织行动。

在“可行动事项”中,依据是否能一步完成(或简单几步完成,这个拿捏需要经过一段时间的实践才能找到自己的心中那把尺),我们可以再把事项分成“项目”及“下一步行动”。

针对项目部分,Will定期使用“专案管理”的概念来进行。而今天的重点,就是先识别“下一步行动”的细分。

下一步行动Will经过自己的亲身实践,认为4D原则非常科学实用。

4D指的就是:Delete(删除),Do it(自己做),Delegate(指派),Defer(延迟).

Delete(删除):经过再三斟酌或是实际情况有变,确定不需要做的了,就直接删除。

Do it(自己做): 重要的事情自己做。

Delegate(指派):那些有其他人能够代劳,或是给其他人做会比自己做更高效的事,我们就可以委托指派给他人。这个时候我们生成一个“指派清单”,让我们可以后期追踪指派对象。

Defer(延迟):可做可不做的,不十分紧急重要的事情可以推迟执行它的时间。

根据各个事项执行的背景,我们又可以分成不同的情境(context)。例如,“买菜”要出门才能进行,那就设定一个外出清单。“保险咨询”需要打电话,那就放到电话清单…

情境清单的建立,可以实现批量处理,减少“摩擦损耗”,提高效率。

举例说明,今天需要买菜、骑自行车去车行打气、到银行办事、打扫家里以及晾衣服。

我们不太可能先出门买菜,再回家打扫,然后又出门去银行办事,回家写文章,再骑自行车去修理;这样我们花费了大量时间在出门/进门,理想的处理方式是事先做好分类,买菜、修车、银行出门一次搞定,打扫、晾衣服在家一次搞定。

有接触过基础生产管理的朋友也一定知道,同产品一定要尽量一起生产,因为“换线”就意味着产能消耗、成本提高。

经过这个“排程“阶段,我们已经有了项目清单、资料库、指派清单、日程、以及各个情境清单。

基本上,做到这一步,你一定跟Will一样,松了一大口气了,接下来,就是执行啰!

执行:

执行阶段需要注意的两件事:
1. 清单不会自己完成事项,你必须自己来。
2. 任何光执行没回顾检视的日子,都是耍流氓。

有了设定好的固定支出、例行公事,行动清单、日程...就像你手上已经有了清晰的地图及导航路线,现在你已经大大地增加自己对于时间、人生的掌控程度了。

有效、确实的执行让我们能够继续前行,但我们所追求的,不仅仅是把事情完成、执行任务本身而已;

如果说前面的记录、排程、执行能够让我们脱离琐事缠身的恶性循环、无限回圈,那我们执行后的回顾检视,就是能够开始创造正向的循环,持续升级人生,带你高飞带你high的关键。

这也就是为什么我们需要写日记、做周检视、月检视、甚至年度检视的原因了。一方面我们可以借此发现自己的不足、强化执行能力(无论是工作、兴趣或生活),另一方面我们也能更了解自己、自己的热情、梦想。

现在,相信大家已经掌握了易效能时间管理系统中行动三角形:记录-排程-执行的核心概念与运用要点了,并且有信心能够拨开眼前杂事、琐事的云霾,让阳光照进来。
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